บทที่ 8
สารสนเทศทางการเงิน
แนวคิดและความหมาย
O’brien (2005, p.246) ได้ให้นิยามไว้ว่า ระบบสารสนเทศทางการเงิน หมายถึง ระบบที่พัฒนาขึ้นเพื่อใช้สนับสนุนงานของนักบริหารธุรกิจ ในการตัดสินใจเรื่องที่เกี่ยวข้องกับการเงิน รวมทั้งการจัดสรรและควบคุมทรัพยากรทางการเงินของธุรกิจ
Laudon and Laudon (2005, p.52) ได้ให้นิยามไว้ว่า ระบบสารสนเทศทางการเงิน หมายถึง ระบบที่ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อใช้สนับสนุนการจัดการทรัพย์สินด้านการเงิน เช่น เงินสด หุ้นสามัญ หุ้นกู้ และการลงทุนอื่น ๆ เพื่อให้รับผลตอบแทนสูงสุด รวมทั้งการจัดการด้านการประเมินสินทรัพย์ให้เป็นทุนของธุรกิจ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่ใช้สำหรับการตัดสินใจทางการเงินที่มุ่งเน้นถึงผลตอบแทนการลงทุนที่ดีที่สุด ซึ่งแบ่งแกเป็น 3 ระบบย่อย ดังนี้
1. ระบบในระดับกลยุทธ์ มุ่งที่จะพัฒนาเป้าหมายการลงทุน และผลกำไรในระยะยาว
2. ระบบในระดับบริหาร โดยใช้สารสนเทศช่วยผู้บริหารด้านการติดตาม ดูแล ควบคุมการจัดหา
3. ระบบในระดับปฏิบัติการ เน้นการติดตามรอยกระแสเงินทุนในบริษัทผ่านธุรกรรมต่าง ๆ
Stair and Reynolds (2006, p.465) ได้ให้นิยามไว้ว่า ระบบสารสนเทศทางการเงิน หมายถึง ระบบที่มีการนำเสนอสารนสนเทศทางการเงินให้แก่ผู้บริหารในองค์การ ตลอดจนกลุ่มบุคคลทั่วไปภายนอกองค์การที่จำเป็นต้องตัดสินใจรายวันทางการเงิน โดยมีจุดมุ่งหมายให้ปฏิบัติหน้าที่ ดังนี้
1. รวบรวมสารสนเทศทางการเงินและปฏิบัติงาน
2. ผู้ใช้สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ง่าย ผ่านตัวกลาง คือ เว็บเพจทางอินทราเน็ต
3. เปิดโอกาสให้มีการวิเคราะห์ข้อมูลระยะสั้นตลอดเวลา
4. วิเคราะห์ข้อมูลทางการเงินได้หลายมิติ
5. วิเคราะห์กิจกรรมทางการเงินทั้งในอดีตและปัจจุบัน
6. ติดตามและควบคุมการใช้เงินทุนตลอดระยะเวลาการดำเนินงาน
การจัดการทางการเงิน
1. แนวคิดและความหมาย
เคียวน์, มาร์ติน, เพดดี และสก็อต (Keown, Martin, Petty and Scott, 2545, p.3) ได้ให้นิยามไว้ว่า การจัดการทางการเงิน หมายถึง กระบวนการซึ่งเกี่ยวข้องกับการรักษาไว้ และการสร้างมูลค่าทางเศรษฐกิจ ตลอดจนการตัดสินใจทางการเงิน เพื่อสร้างความมั่งคั่งสูงสุดให้แก่บริษัทและผู้ถือหุ้น
2. ขอบเขตงานทางการเงิน
มัลลิกา ต้นสอน และอดิศักดิ์ พันธ์หอม (2546, p.12) ได้จำแนกขอบเขตานทางการเงิน ดังนี้
2.1 ตลาดการเงิน จะมีส่วนเกี่ยวข้องกับสถาบันทางการเงินหรือแหล่งจัดหาเงินทุนอื่น ๆ
2.1.1 ตลาดเงิน คือ ตลาดที่จำหน่ายหลักทรัพย์ รวมทั้งตราสารที่อายุไม่เกิน 1 ปี
2.1.2 ตลาดทุน คือ ตลาดที่จำหน่ายหลักทรัพย์ รวมทั้งตราสารที่อายุเกิน 1 ปี โดยจำแนกเป็น ตลาดแรกและตลาดรอง
2.2 การลงทุน เป็นการตัดสินใจการลงทุนโดยคำนึงถึงการใช้เงินทุนที่ก่อให้เกิดประโยชน์สูงสุด มาว่าจะเป็นการซื้อขาย หรือการครอบครองสินทรัพย์
2.3 การเงินธุรกิจ เป็นการจัดการทางการเงินในองค์การ
3. หน้าที่ทางการเงิน
3.1 การพยากรณ์และการวางแผน คือ หน้าที่ด้านการพยากรณ์ถึงความต้องการเงินทุนในอนาคต และดำเนินการวางแผนทางการเงินตามวัตถุประสงค์ของธุรกิจ
3.2 การจัดหาเงินทุน คือ หน้าที่ด้านการจัดหาเงินทุน เพื่อรองรับการลงทุนตามความต้องการเงินทุนและแผนที่กำหนดไว้ โดยคัดเลือกแหล่งเงินทุนซึ่งมีต้นทุนต่ำที่สุด
3.3 การจัดการลงทุน คือ หน้าที่ในการจัดสรรเงินทุน เพื่อรองรับความเติบโตของธุรกิจ
3.4 การจัดการเงินทุน สำหรับเงินทุนที่จัดหามา แต่ยังไม่ได้จัดสรรให้ลงทุนในสินทรัพย์ใด ๆ จะต้องมีการจัดการเงินทุนให้เกิดมูลค่าสูงสุด สันติ กีระนันทน์ (2546, หน้า 5-6) ได้จำแนกไว้ ดังนี้
3.4.1 การจัดการสภาพคล่อง ถือเป็นการจัดการเงินทุนในระยะสั้น โดยตั้งเป้าหมายเพื่อความอยู่รอดขององค์การ
3.4.2 การจัดการเติบโต ถือเป็นการจัดการเงินทุนในระยะยาว เพื่อสร้างความเจริญก้าวหน้าให้กับองค์การ
3.4.3 การจัดการความเสี่ยง ถือเป็นการสร้างภูมิคุ้มกันให้กับเงินทุนขององค์การ
4. เป้าหมายทางการเงิน
4.1 กำไรสูงสุด มักจะเน้นถึงประสิทธิภาพของการใช้ทรัพยากร โดยไม่คำนึงถึงการวัดผลกำไรของบริษัทแต่อย่างไร
4.2 ความมั่งคั่งสูงสุด มุ่งเน้นถึงมูลค่าตลาดของหุ้นสามัญที่สูงขึ้น รวมทั้งอัตราเงินปันผลที่จ่ายให้ผู้ถือหุ้น
5. การตัดสินใจทางการเงิน
โดยมีเป้าหมายเพื่อเพิ่มพูนความมั่งคั่งสูงสุดแก่ผู้ถือหุ้นของบริษัท เคียวน์ และคนอื่น ๆ ( Keown et al, 2545, p.3) ได้จำแนกประเภทออกเป็น 3 ประเภท ดังนี้
5.1 การตัดสินใจด้านการลงทุน โดยเริ่มต้นจากการกำหนดทรัพย์สินที่บริษัทจำเป็นต้องใช้ และจำนวนเงินลงทุนในทรัพย์สินทั้งหมดที่บ่งบอกถึงขนาดของบริษัท หลังจากนั้นจึงจำแนกส่วนประกอบของทรัพย์สินที่จำเป็นต้องมี
5.2 การตัดสินใจด้านการจัดหาเงินทุน จำเป็นต้องพิจารณาถึงสิ่งต่าง ๆ ดังนี้
1. ส่วนผสมของเงินทุนที่จำเป็นต้องมี
2. แหล่งเงินทุนทั้งระยะสั้นและระยะยาว
3. สัดส่วนระหว่างหนี้สินและทุนที่เหมาะสม
4. ประเภทของการจัดหาเงินทุน
5. ต้นทุนของเงินทุนแต่ละประเภท
สารสนเทศทางการเงิน
1. แนวคิดและความหมาย
สารสนเทศทางการเงิน หมายถึง สารสนเทศที่ได้จากการประมวลผลของระบบสารสนเทศทางการเงิน ซึ่งต้องอาศัยข้อมูลและสารสนเทศจากทั้งภายในและภายนอกองค์การ ตลอดจนสารสนเทศด้านอัตราดอกเบี้ย อัตราแลกเปลี่ยน และนโยบายทางการเงินของรัฐบาล โดยใช้สารสนเทศเหล่านี้สนับสนุนกิจกรรมทางการเงิน
2. การจำแนกประเภท
2.1 สารสนเทศเชิงปฏิบัติการ คือ สารสนเทศที่ได้จากการปฏิบัติงานด้านการรับและการจ่ายเงินสด การจัดหาและการใช้ทุน ตลอดจนการลงทุนในสินทรัพย์ ดังนี้
2.1.1 สารสนเทศด้านกระแสเงินสด ซึ่งบ่งบอกถึงแหล่งที่มาและใช้ไปของเงินทุน รวมทั้งยอดคงเหลือของเงินสดในมือ โดยนำเสนอในรูปแบบวบกระแสเงินสด
2.1.2 สารสนเทศด้านเงินทุน คือ สารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับการจัดหาเงินทุนไว้ใช้จ่ายในกิจการ ตลอดจนการใช้เงินทุนเพื่อลงทุนในสินทรัพย์ต่าง ๆ โดยใช้สารสนเทศจากแหล่งข้อมูลภายนอก
2.1.3 สารสนเทศด้านการลงทุน คือ สารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับการตัดสินใจลงทุนในสินทรัพย์ต่าง ๆ ทั้งในระยะสั้นและระยะยาว
2.2 สารสนเทศเชิงบริหาร คือ สารสนเทศที่ใช้สนับสนุนงานการบริหารและการจัดการทางการเงิน
2.2.1 สารสนเทศด้านการพยากรณ์ทางการเงิน คือ สารสนเทศที่ได้จากการคาดคะเนเหตุการณ์ทางการเงินในอนาคต ซึ่งเป็นผลมาจากความไม่แน่นอนของสภาพแวดล้อมภายนอกองค์การ
2.2.2 สารสนเทศด้านงบประมาณเงินสด คือ สารสนเทศที่ได้จากการนำข้อมูลกระแสเงินสดในอดีต มาจัดทำแผนงบประมาณเงินสดที่เกี่ยวดับรายได้และค่าใช้จ่ายในอนาคต เพื่อใช้เป็นเครื่องมือ
2.2.3 สารสนเทศด้านงบประมาณลงทุน คือ สารสนเทศที่เกี่ยวข้องกับแผนการลงทุนในสินทรัพย์ประเภททุนภายใต้โครงสร้างต่าง ๆ โดยมีการประมาณการกระแสเงินสดรับและจ่ายโครงการลงทุนในอนาคต
2.2.4 สารสนเทศด้านวิเคราะห์ทางการเงิน คือ สารสนเทศที่ใช้สำหรับสนับสนุนหน้าที่งานด้านต่าง ๆ ทางการเงิน โดยใช้เครื่องมือการวิเคราะห์ด้านต่าง ๆ เช่น การวิเคราะห์ความเสี่ยง
2.2.5 สารสนเทศด้านควบคุมทางการเงิน คือ สารสนเทศที่ใช้สนับสนุนงานด้านการควบคุมงบประมาณ การตรวจสอบทางการเงิน
2.3 สารสนเทศภายนอกองค์การ คือ สารสนเทศที่ได้จากกระบวนการเก็บรวบรวมข้อมูลจากสภาพแวดล้อมภายนอกองค์การ
2.3.1 สารสนเทศจากตลาดการเงิน คือ สารสนเทศที่ได้จากตลาดเงินและตลาดทุนที่เกี่ยวข้องกับหลักทรัพย์และตราสารทางการเงินต่าง ๆ
2.3.2 สารสนเทศด้านนโยบายของรัฐ คือ สารสนเทศที่หน่วยงานของรัฐบัญญัติขึ้นเพื่อใช้ควบคุมสภาวะทางการเงินภายในประเทศ รวมทั้งบทลงโทษต่อผูกระทำความผิด
กระบวนการทางธุรกิจของระบบสารสนเทศ
1. ระบบวางแผนทางการเงิน คือ ระบบที่มุ่งเน้นถึงการจัดการสินทรัพย์ทางการเงินที่เหมาะสม โดยมีการวางแผนด้านการจัดหาเงินทุนจากแหล่งต่าง ๆ ตลอดจนมีการใช้เงินทุนที่จัดหามาได้เพื่อการดำเนินงานและการลงทุนภายในกิจการ อีกทั้งยังต้องมีการวางแผนทางการเงินในระยะสั้น ระยะปานกลาง และระยะยาว
1.1 ระบบพยากรณ์ทางการเงิน คือ ระบบที่พัฒนาขึ้นเป็นอันดับแรกของการวางแผนทางการเงิน โดยจำเป็นต้องรับสารสนเทศจากภายนอก ที่บ่งบอกถึงการมีอยู่ของเงินทุนและต้นทุนเงินทุนจากแหล่งเงินทุนต่าง ๆ ดังนั้น ธุรกิจจึงควรใช้วิธีการพยากรณ์ทางการเงินที่ถูกต้องและแม่นยำ
1.2 ระบบงบประมาณเงินสด คือ ระบบที่ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อใช้งานด้านการวางแผนทางการเงิน ซึ่งธุรกิจส่วนใหญ่มักจะจัดทำรายงานงบประมาณประจำปี
1.2.1 งบประมาณดำเนินงาน คือ งบประมาณที่เกี่ยวข้องกับแผนการดำเนินงานของกิจการต่าง ๆ ของรอบเวลาบัญชีในอนาคต ซึ่งปกติจะใช้รอบระยะเวลาหนึ่งปี
1.2.2 งบประมาณเงินสด คือ งบประมาณที่แสดงแผนการรับและจ่ายเงินสดที่คาดว่าจะเกิดในอนาคต โดยอาศัยข้อมูลจากงบประมาณดำเนินงาน
1.2.3 งบประมาณลงทุน คือ งบประมาณที่เกี่ยวกับการวางแผนการลงทุนระยะยาวในสินทรัพย์ถาวร สำหรับโครงการต่าง ๆ ของธุรกิจในอนาคต
1.3 ระบบงบประมาณลงทุน คือ ระบบที่ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อใช้งานในส่วนการตัดสินใจลงทุนในโครงการที่ให้ผลตอบแทนสูงสุด หรือการใช้เงินทุนของธุรกิจ เพื่อการจัดหาและจัดการสินทรัพย์ขององค์การ โดยอาจจะมีการเปรียบเทียบทางเลือกต่าง ๆ
2. ระบบจัดการทางการเงิน มีวัตถุประสงค์เพื่อเพิ่มความมั่งคั่งสูงสุดให้แก่ผู้ถือหุ้น
2.1 ระบบจัดหารเงินทุน คือ ระบบที่พัฒนาขึ้นใช้งานด้านการจัดหาเงินทุน ตามแผนการจัดหาเงินทุนที่เป็นผลลัพธ์จากระบบพยากรณ์ทางการเงิน ซึ่งระบุถึงจำนวนเงินที่ต้องการ แหล่งเงินทุน ตลอดจนต้นทุนเงินทุน
1. การกู้ยืมเงินจากแหล่งเงินทุนภายนอกกิจการ โดยแต่ละระยะเวลาจะมีต้นทุนเงินทุนที่แตกต่างกันอยู่ในรูปของดอกเบี้ย
2. การจัดหาเงินทุนจากส่วนของเจ้าของ โดยธุรกิจจะต้องออกจำหน่ายหุ้นทุน ในรูปแบบของหุ้นสามัญหรือหุ้นบุริมสิทธิ และต้องจ่ายต้นทุนเงินทุนในรูปแบบของเงินปันผล
2.2 ระบบจัดการเงินทุน คือ ระบบที่พัฒนาขึ้นเพื่อช่วยสนับสนุนด้านการใช้และบริหารเงินทุน หลังจากที่องค์การได้จัดหาเงินทุนนั้น ๆเข้ากิจการเรียบร้อยแล้ว หรับธุรกิจประเภทธนาคารอาจมีการใช้ระบบจัดการเงินทุนโดคอมพิวเตอร์ ซึ่งระบบนี้จะมีศักยภาพสำหรับการล้างยอดจ่ายเงินภายในวันเดียว
2.3 ระบบจัดการเงินลงทุน คือ ระบบที่พัฒนาขึ้นเพื่อสนับสนุนงานด้านการจัดการเงินลงทุน หลังจากที่มีการวางแผนงบประมาณลงทุนเสร็จสิ้นแล้ว ก็จะต้องดำเนินการจัดการลงทุนในสินทรัพย์ต่าง ๆของกิจการอย่างมีประสิทธิภาพ โดยการผสมผสานหุ้นทุนเหล่านี้ในอัตราส่วนการลงทุนที่เลือกสรรแล้ว ซึ่งจะต้องอาศัยพื้นฐานการตัดสินใจด้านเศรษฐศาสตร์และการพยากรณ์ทางการเงินเข้าช่วย
2.4 ระบบจัดการเงินสด คือ ระบบที่พัฒนาขึ้นเพื่อใช้งานด้านการจัดสรรเงินทุนในส่วนของสภาพคล่องอันเนื่องมาจากการดำเนินงาน มุ่งเน้นการบริหารสินทรัพย์ที่มีอยู่ในรูปแบบของเงินสด หรือเป็นสินทรัพย์ที่สามารถเปลี่ยนเป็นเงินสดได้ง่าย โดยยึดหลักการบริหารสภาพคล่อง
3. ระบบประมวลผลธุรกรรมทางการเงิน เป็นระบบพื้นฐานของระบบสารสนเทศทางการเงิน โดยเฉพาะในส่วนของการรับและจ่ายเงินสดภายในธุรกิจทั้งด้านการจัดหาสินทรัพย์ การลงทุน และการเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายของหน่วยงานต่าง ๆ โดยธุรกิจอาจใช้วิธีการเปิดบัญชีเงินฝากธนาคาร
4. ระบบวิเคราะห์ทางการเงิน คือ ระบบที่พัฒนาขึ้นเพื่อใช้สนับสนุนงานด้านการวางแผนทางการเงิน การจัดหาเงินทุน การจัดสรรเงินทุน และเงินลงทุนต่าง ๆ เพื่อก่อให้เกิดประโยชน์สูงสุด โดย Turban et al. ( 2006, p.275) ได้ยกตัวอย่างรูปแบบการวิเคราะห์ทางการเงิน 3 รูปแบบ คือ
4.1 การวิเคราะห์ความเสี่ยง ดังนั้นในตลาดซอฟต์แวร์จึงมีการผลิตซอฟต์แวร์วิเคราะห์ความเสี่ยงขึ้นชื่อ “ฟีโค” เพื่อรองรับงานด้านการวิเคราะห์ความเสี่ยงด้านการให้สินเชื่อจากลูกค้า
4.2 การวิเคราะห์กำไร ดังนั้น จึงมีการใช้ซอฟต์แวร์สนับสนุนการตัดสินใจเพื่อการวิเคราะห์กำไร และควบคุมต้นทุน โดยซอฟต์แวร์จะทำการวิเคราะห์และนำเสนอตัวเลขความสามารถในการทำกำไรที่แม่นยำ
4.3 การวิเคราะห์อัตราส่วนทางการเงิน อัตราส่วนนี้จะถูกใช้โดยบุคคลภายนอก เพื่อการตัดสินใจด้านการลงทุนในหลักทรัพย์ขององค์การ รวมทั้งการพิจารณาให้ธุรกิจกู้ยืมเงินและซื้อกิจการ
5. ระบบควบคุมทางการเงิน คือ การที่ธุรกิจไม่สามารถพยากรณ์หรือควบคุมเงินสดให้เพียงพอต่อการใช้งาน ตลอดจนการฉ้อฉล Turban et al. ( 2006, p.275) ได้จำแนกรูปแบบการควบคุมได้ ดังนี้
5.1 การควบคุมงบประมาณ การใช้ซอฟต์แวร์ด้านการควบคุมงบประมาณที่ทันสมัยจะสามารถตั้งค่าเพื่อกำจัดค่าใช้จ่าย เพื่อบรรลุผลตามเป้าหมายที่ตั้งไว้
5.2 การตรวจสอบ เพื่อให้แน่ใจว่า ฐานะทางการเงินของธุรกิจซึ่งนำเสนอในงบการเงินมีความถูกต้อง อาจจะถูกโดยเจ้าหน้าที่ฝ่ายบัญชีและการเงิน
5.3 การบริหารผลการดำเนินงานทางธุรกิจ ธุรกิจมักบูรณาการวิธีการต่าง ๆ เข้าด้วยกัน เพื่อประโยชน์ของการบริหารผลการดำเนินงานทางธุรกิจ ซึ่งเป็นสมัยใหม่ที่ถูกนำมาประยุกต์ใช้
เทคโนโลยีทางการเงิน
1. โปรแกรมสำเร็จรูปทางการเงิน คือ ซอฟต์แวร์เชิงพาณิชย์ประเภทหนึ่งซึ่งถูกพัฒนาขึ้นใช้เฉพาะกับงานด้านการประมวลผลธุรกรรมทางการเงิน ตัวอย่างเช่น
1.1 โปรแกรมสำเร็จรูปด้านจัดการทางการเงิน Turban et al. (2006, p.271) ได้ยกตัวอย่างโปรแกรมแมส 90 และแมส 200 ซึ่งมีการรวมมอดูลของระบบงานด้านต่าง ๆ เข้าด้วยกันกับมอดูลด้านบัญชีและมอดูลด้านการสื่อสารข้อมูลเพื่อการเชื่อมโยงข้อมูลเท่าที่จำเป็นระหว่างมอดูล
1.2 โปรแกรมสำเร็จรูปด้านงบประมาณ คือ โปรแกรมที่ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อสนับสนุนงานด้านงบประมาณ โดยอาจจะพัฒนาระบบสารสนเทศบนเว็บเพื่อสนับสนุนงานด้านการจัดเตรียมและการควบคุมงบประมาณ
1.3 โปรแกรมสำเร็จรูปด้านจัดการค่าใช้จ่ายเดินทางอัตโนมัติ คือ โปรแกรมที่ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อนำเข้าข้อมูลและประมวลผลค่าใช้จ่ายการเดินทาง และค่าใช้จ่ายด้านการเลี้ยงรอบรับต่าง ๆ
2. ระบบประยุกต์ด้านอีคอมเมิร์ช Turban et al. (2006, p.272) ได้ยกตัวอย่าง ดังนี้
2.1 ระบบการแลกเปลี่ยนหุ้นส่วนกลาง โดยปกติของตลาดการเงินทั่วโลกจะมีความเคลื่อนไหวตลอด 24 ชั่วโมง จึงมีการใช้อินเทอร์เน็ตเพื่อการกระจายด้านการแลกเปลี่ยนหุ้น
2.2 ระบบจัดการสกุลเงินตราต่างประเทศ ดังนั้น รายงานที่เกี่ยวข้องกับการจัดการสกุลเงินตราต่างประเทศจึงต้องจัดทำบ่อยครั้งเท่าที่ผู้ใช้ต้องการ
2.3 ระบบหุ้นกู้อิเล็กทรอนิกส์ สนับสนุนงานด้านการตลาดและการจัดจำหน่ายหุ้นกู้บนอินเทอร์เน็ต
2.4 ระบบนำเสนอเช็คคืนอิเล็กทรอนิกส์ เป็นส่วนหนึ่งของระบบสารสนเทศด้านการจัดการเงินสดอัตโนมัติ ซึ่งมีโมดูลของการรวบรวมเช็คต่างธนาคารเข้าด้วยกัน
2.5 ระบบนำเสนอใบเรียกเก็บเงิน และการจ่ายชำระตามใบเรียกเก็บเงินอิเล็กทรอนิกส์ โดยมีระบบสนับสนุนด้านบริการจ่ายชำระบิลค่าซื้อจากธุรกิจอื่นอย่างง่าย และระบบยังสามารถคำนวณ พิมพ์ นำเสนอบิลค่าซื้อต่อผู้ใช้บริการได้
3. เทคโนโลยีด้านการรับชำระหนี้
3.1 บัตรเครดิต คือ การใช้บัตรอิเล็กทรอนิกส์ชนิดหนึ่งสำหรับชำระหนี้ค่าสินค้าหรือบริการ การใช้บัตรเครดิตนี้เป็นผลดีต่อร้านค้าในกรณีที่สามารถลดความเสี่ยงจากการไม่ได้รับชำระหนี้
3.2 บัตรเดบิต คือ การใช้บัตรอิเล็กทรอนิกส์อีกรูปแบบหนึ่ง ซึง่ระบบจะยินยอมให้ร้านค้าโอนเงินจากบัญชีผู้ซื้อเข้าสู่บัญชีผู้ขายทันทีที่เกิดรายการค้าขึ้น
3.3 ตู้ไปรษณีย์เช่าอิเล็กทรอนิกส์ วิธีนี้สามารถลดความเสี่ยงจากการรับชำระหนี้และลดระยะเวลาเรียกเก็บเงินได้เป็นอย่างดี
3.4 เช็คที่ได้รับอัตโนมัติล่วงหน้า อาจนำมาใช้แทนตู้ไปรษณีย์เช่าอิเล็กทรอนิกส์เพื่อเร่งระยะเวลาเรียกเก็บเงินที่รวดเร็วขึ้น
3.5 เช็คอิเล็กทรอนิกส์ ทุกครั้งที่มีการรับส่งเช็คอิเล็กทรอนิกส์ผ่านระบบเครือข่าย จะต้องมีการเข้ารหัสลับ และสามารถสืบหาผู้สั่งโอนเงินหรือตัดบัญชีได้
3.6 เงินสดอิเล็กทรอนิกส์ ธนาคารหรือสถาบันทางการเงินจะทำการใส่วงเงินสู่กระเป๋าสตางค์อิเล็กทรอนิกส์ของลูกค้า เมื่อใดมีการใช้เงินจะตัดเงินออกจากกระเป๋าอิเล็กทรอนิกส์นี้
3.7 การโอนเงินอิเล็กทรอนิกส์ ผลดี คือ ธุรกิจสามารถปรับปรุงการพยากรณ์ทางการเงินและการจัดการเงินสดที่ดีขึ้นได้
3.8 ระบบธนาคารศูนย์กลาง มักใช้สำหรับธุรกิจที่มีสำนักงานขายกระจายอยู่หลายแห่ง
4. การทำเหมืองข้อมูลทางการเงิน Turban et al. (2006, p.272) ได้ยกตัวอย่าง ดังนี้
4.1 ระบบเข้าถึงรายงานทางการเงินและเศรษฐกิจ การตัดสินใจของผู้บริหาร จะต้องประเมินรายงานทางการเงินและเศรษฐกิจของโลก ปัจจุบันมีการเปิดเว็บไซต์ให้ผู้ลงทุนสามารถใช้เป็นเครื่องมือเข้าถึงข้อมูลทางการเงิน
4.2 ระบบวิเคราะห์ทางการเงิน สามารถทำได้โดยใช้โปรแกรมแผ่นตารางทำการ หรือโปรแกรมสนับสนุนการตัดสินใจ ที่เน้นการตัดสินใจทางการเงินโดยเฉพาะ หรืออาจมีการใช้ความเป็นจริงเสมือน
4.3 ระบบบริหารโซ่คุณค่าทางการเงิน คือ พื้นที่อีกด้านหนึ่งของการวิเคราะห์ทางการเงิน ที่ถูกนำมาเชื่อมต่อกับการวิเคราะห์ข้อมูลด้านปฏิบัติการ โดยมีการวิเคราะห์ในทุก ๆ หน้าที่งานด้านการเงิน
อ้างอิง : รุจิจันทร์ พิริยะสงวนพงศ์. สารสนเทศทางธุรกิจ. กรุงเทพฯ : ซีเอ็ดยูเคชั่น, 2549.
บทที่ 9
ระบบสารสนเทศทางการบัญชี
แนวคิดและความหมาย
Romney and Steinbart (2003, p.2) ได้ให้คำจำกัดความไว้ว่า ระบบสารสนเทศทางการบัญชี
(Accounting information System : AIS) คือ ระบบการทำงานระบบหนึ่งซึ่งประกอบด้วย เทคโนโลยีสารสนเทศ ทรัพยากรมนุษย์ และนโยบายของบริษัท โดยเน้นถึงการใช้ข้อมูลทางการบัญชีที่เกิดจากการดำเนินกิจกรรมทางธุรกิจ เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์หลัก ดังนี้
1. การเก็บรวบรวมและบันทึกรายการค้าของธุรกิจ
2. การประมวลผลข้อมูลเพื่อให้ได้สารสนเทศที่มีประโยชน์
3. การจัดให้มีการควบคุมข้อมูลของธุรกิจ
จากคำจำกัดความข้างต้น สามารถแบ่งประเภทของผู้ใช้สารสนเทศทางการบัญชีได้ 2 ประเภท คือ
ประเภทที่ 1 ผู้ใช้ภายในธุรกิจ ประกอบด้วยผู้ปฏิบัติงานในฝ่ายงานต่าง ๆ
ประเภทที่ 2 ผู้ใช้ภายนอกของธุรกิจ หรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทางธุรกิจ
การบัญชี
1. ความหมาย
จากแถลงการณ์แนวคิดทางการบัญชีข้อที่ 2 ของเอฟเอเอสบี (FASB, อ้างถึงใน พลพธู ปิยวรรณ และสุภาพร เชิงเอี่ยม, 2545, หน้า 54) ที่ระบุไว้ว่า การบัญชี คือ ระบบสารสนเทศระบบหนึ่ง ซึ่งมีหน้าที่เก็บรวบรวม บันทึกและจัดเก็บรายการค้า และเหตุการณ์ทางธุรกิจต่าง ๆ เพื่อใช้เป็นหลักฐานของสิ่งที่เกิดขึ้น พร้อมทั้งมีการนำเสนอสารสนเทศทางการบัญชีที่ใช้ประกอบการตัดสินใจของผู้บริหาร โดยกระบวนการทั่วไปของการจัดทำบัญชีมี 4 ขั้นตอน คือ
ขั้นตอนที่ 1 การจดบันทึก
ขั้นตอนที่ 2 การจำแนก
ขั้นตอนที่ 3 การสรุปผล
ขั้นตอนที่ 4 การวิเคราะห์และแปลความหมาย
2. การจำแนกประเภท
2.1 การบัญชีการเงิน คือ การจัดทำบัญชีที่อยู่ภายใต้วัฏจักรทางการเงิน โดยมีการสร้างระบบประมวลผลข้อมูลทางการบัญชีขั้นพื้นฐานของธุรกิจ เริ่มตั้งแต่ การจัดเก็บรวบรวมเอกสารขั้นต้น ซึ่งบรรจุรายการเปลี่ยนแปลงทางการค้า หลังจากนั้นทำการสรุปยอดคงเหลือในงบทดลองก่อนปรับปรุงรายการ เมื่อสิ้นงวดเวลาบัญชี ก็จะดำเนินการปรับปรุงรายการบัญชีบางประเภท หลังจากนั้นจัดทำงบกำไรขาดทุน พร้อมทั้งดำเนินการปิดบัญชีกำไรขาดทุนเข้าบัญชีทุนหรือส่วนของเจ้าของและทำการปรับงบทดลองหลังปิดบัญชี
2.2 การบัญชีบริหาร คือ การนำข้อมูลบัญชีการเงินมาจัดทำการจัดรูปแบบและประมวลผล เพื่อให้ได้รายงานตามความต้องการของผู้ใช้ โดยส่วนใหญ่ มักอยู่ในรูปแบบรายงานผลการดำเนินงาน ซึ่งใช้วัดประสิทธิภาพการทำงานของแผนกงานต่าง ๆ
3. หลักการบัญชี
3.1 หลักการดำรงอยู่ของกิจการ วัตถุประสงค์ของการก่อตั้งกิจการ คือ การแสวงหากำไรจากการลงทุนภายในช่วงเวลาหนึ่ง นอกจากนี้ ในทางบัญชีอาจมีการตัดจ่ายการใช้สินทรัพย์ถาวรให้หมดไปจนสิ้นสุดอายุการใช้งาน
3.2 หลักความเป็นหน่วยงานของกิจการ ในการบันทึกบัญชีของธุรกิจ ควรแยกออกจากรายการบัญชีส่วนตัวของผู้เป็นเจ้าของธุรกิจ หากเจ้าของธุรกิจนำเงินสดมาลงทุนในกิจการจะต้องบันทึกบัญชีทุน หากเจ้าของธุรกิจเบิกเงินสดขากธุรกิจมาใช้จ่ายส่วนตัว จะต้องบันทึกบัญชีเบิกใช้ส่วนตัว
3.3 หลักงวดเวลาบัญชี สืบเนื่องจากธุรกิจมีการดำเนินงานอย่างต่อเนื่อง ในการทำบัญชีจึงต้องแบ่งงวดเวลาการดำเนินงานของธุรกิจออกเป็นช่วง ๆ โดยมีระยะเวลาที่เท่ากันในแต่ละงวดเวลาบัญชี เพื่อให้การบันทึกบัญชีสามารถดำเนินไปอย่างสม่ำเสมอ
3.4 หลักการจำแนกประเภทบัญชี
3.4.1 สินทรัพย์ หมายถึง ทรัพยากรที่อยู่ในความควบคุมของธุรกิจและสามารถใช้ไปในอนาคต สินทรัพย์บางชนิดอาจเกิดจากการแลกเปลี่ยนทรัพยากร เช่น การนำเงินสดไปซื้อสินค้า เป็นต้น
3.4.2 หนี้สิน หมายถึง ภารพผูกพันในปัจจุบันที่ส่งผลมาจากการกู้ยืมเงินในอดีต ซึ่งมีสัญญาว่าจะมีการชำระหนี้หรือภาระผูกพันนั้นในอนาคต
3.4.3 ส่วนของเจ้าของ หมายถึง จำนวนเงินลงทุนในธุรกิจอีกนัยหนึ่ง คือ ส่วนได้เสียคงเหลือในสินทรัพย์ของกิจการภายหลังจากที่มีการหักหนี้สินออกแล้ว
3.4.4 รายได้ หมายถึง ราคาสินค้าหรือบริการที่ขายได้ในระหว่างงวดเวลาบัญชี รวมถึงรายการกำไรที่แสดงให้เห็นถึงการเพิ่มขึ้นของผลประโยชน์เชิงเศรษฐกิจ ซึ่งอาจเกิดจากกิจกรรมตามปกติของกิจการหรือไม่ก็ได้
3.4.5 ค่าใช้จ่าย หมายถึง ต้นทุนของทรัพยากรที่ใช้ไปในการดำเนินงานของธุรกิจระหว่างงวดเวลาบัญชีรวมถึงรายการขาดทุน ที่แสดงถึงการลดลงของผลประโยชน์เชิงเศรษฐกิจ
3.5 หลักการบัญชีคู่ คือ การบันทึกรายการเปลี่ยนแปลงสองครั้ง หรือการอ้างอิงถึงตัวเลขทางการเงินของรายการค้าถึงสองครั้ง โดยครอบคลุมไปถึง การบันทึกบัญชีในสมุดรายวันและสมุดแยกประเภท ต้องบันทึกตามลำดับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นก่อน-หลังเสมอ
3.5.1 ด้านเดบิต คือ การแสดงรายการและจำนวนเงิน ณ ช่องด้านซ้ายมือของบัญชีที่ส่งผลให้ยอดเงินคงเหลือในบัญชีหมวดของสินทรัพย์และค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น
3.5.2 ด้านเครดิต คือ การแสดงรายการและจำนวนเงิน ณ ช่องด้านขวามือของบัญชีส่งผลให้ยอดเงินคงเหลือในบัญชีหมวดหนี้สิน ส่วนของเจ้าของและรายได้จะเพิ่มขึ้น
3.6 หลักการใช้หน่วยเงินตรา ใช้เป็นสื่อกลางในการและเปลี่ยนสินค้าหรือบริการและยังใช้เป็นหน่วยวัดราคาอีกด้วย ในประเทศไทยจะใช้หน่วยเงินตราเป็นบาทและสตางค์
3.7 หลักการใช้หลักฐานอันเที่ยงธรรม หลักฐานนี้ คือ เอกสารขั้นต้น เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบส่งของ ใบกำกับสินค้าจากผู้ขาย เป็นต้น
3.8 หลักการรับรู้รายได้และค่าใช้จ่าย
3.8.1 เกณฑ์เงินสด ซึ่งจะถือว่า รายได้และค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นและบันทึกบัญชีเมื่อมีการรับเงินสดเข้ากิจการหรือจ่ายเงินสดออกจากกิจการ
3.8.2 เกณฑ์คงค้าง ซึ่งจะถือว่า รายได้และค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นและบันทึกบัญชีเมื่อมีธุรกรรมเกิดขึ้นแม้ว่าจะไม่มีการรับจ่ายเป็นเงินสด
1. การขายสินค้าเป็นเงินเชื่อ
2. การจ่ายชำระค่าไฟฟ้าของเดือนมีนาคม แต่จ่ายชำระจริงเดือนเมษายน
3.9 หลักการจับคู่รายได้และค่าใช้จ่าย โดยมีการนำรายได้ที่เกิดขึ้นของงวดเวลาบัญชีนั้นทั้งหมดหักด้วยค่าใช้จ่ายที่ก่อให้เกิดรายได้นั้น จึงจะได้ตัวเลขกำไรขาดทุนที่แท้จริง
3.10 หลักการด้อยค่าของสินทรัพย์ โดยปกติของสินทรัพย์ที่มีอายุการใช้งานนานกว่า 1 ปีนั้น ควรมีการคิดค่าสึกหรอหรือค่าเสื่อมสภาพจากการใช้สินทรัพย์ภายในงวดเวลาบัญชีนั้น
สารสนเทศทางการบัญชี
1. แนวคิด
สารสนเทศทางการบัญชี คือ สารสนเทศที่ได้มาจากระบบสารสนเทศทางการบัญชี เช่น งบการเงินและรายงานภาษีมูลค่าเพิ่มที่นำเสนอต่อผู้ใช้งบการเงินและกรมสรรพากร และในส่วนการบัญชีบริหาร คือ รายงานการวิเคราะห์ต้นทุนต่าง ๆ รายงานงบประมาณ สารสนเทศที่ได้รับการประกันความถูกต้องเชื่อถือได้ จะก่อให้เกิดประโยชน์ต่อผู้ใช้สารสนเทศ ดังนี้
1. ช่วยให้ธุรกิจทราบกำไรขาดทุนที่แท้จริงของกิจการ
2. ช่วยให้ธุรกิจทราบฐานะทางการเงินของกิจการ
3. ช่วยเป็นเครื่องมือสนับสนุนการหาแหล่งเงินทุนของธุรกิจ
4. ช่วยเป็นเครื่องมือในการเสียภาษี
5. ช่วยในการวางแผนธุรกิจ
6. ช่วยในการปรับปรุงและพัฒนาธุรกิจให้เจริญก้าวหน้า
2. การจำแนกประเภท
2.1 เอกสารทางการบัญชี คือ หลักฐานซึ่งอยู่ในรูปแบบของเอกสารที่ใช้บันทึกรายการบัญชี
2.1.1 เอกสารขั้นต้น คือ เอกสารสำหรับใช้ประกอบการลงบัญชี และการบันทึกรายการเริ่มตั้งแต่การเกิดรายการค้า เพื่อแสดงให้เห็นถึงตัวเลขทางการเงิน
2.1.2 สมุดรายวัน หรือสมุดบัญชี คือ เอกสารที่นำมาใช้สำหรับการบันทึกบัญชีในระบบมือ
2.1.3 บัญชีแยกประเภท คือ เอกสารที่ได้จากการผ่านรายการบัญชีจากสมุดรายวันทั่วไป โดยมีการจำแนกข้อมูลตามหมวดหมู่บัญชีที่เกี่ยวข้อง
2.1.4 งบทดลอง คือ เอกสารที่แสดงยอดคงเหลือในบัญชีทุกบัญชีของบัญชีแยกประเภท
2.2 รายงานทางการเงิน คือ รายงานซึ่งเป็นผลลัพธ์จากระบบสารสนเทศทางการบัญชีการเงิน
2.2.1 งบการเงิน คือ รายงานที่แสดงผลการดำเนินงาน ฐานะทางการเงินหรือการเปลี่ยนแปลงฐานะการเงินของกิจการ ทั้งนี้ สมาคมนักบัญชีและผู้สอบบัญชีรับอนุญาตแห่งประเทศไทย (2542, หน้า 6) ได้กำหนดส่วนประกอบที่สมบูรณ์ของงบการเงิน ดังนี้
1. งบดุล คือ งบที่ใช้แสดงฐานะการเงินของกิจการ ณ วันใดวันหนึ่ง ได้แก่ สินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของเจ้าของ
2. งบกำไรขาดทุน คือ งบที่แสดงผลการดำเนินงานของธุรกิจสำหรับรอบระยะเวลาบัญชีหนึ่งๆ ได้แก่ รายได้และค่าใช้จ่าย
3. งบกระแสเงินสด คือ งบที่แสดงการไหลเข้าและไหลออกของกระแสเงินสด
4. งบแสดงการเปลี่ยนแปลงในส่วนของเจ้าของ คือ งบที่แสดงการเปลี่ยนแปลงของรายการบัญชี อยู่ภายใต้หมวดส่วนของเจ้าของในระหว่างต้นงวดบัญชีและปลายงวดบัญชี
5. หมายเหตุประกอบงบการเงิน มักประกอบด้วย เกณฑ์การจัดทำงบการเงิน นโยบายการบัญชีที่ธุรกิจเลือกใช้ของแต่ละหัวข้อบัญชี และข้อมูลส่วนอื่น
2.2.2 รายงานภาษีมูลค่าเพิ่ม ธุรกิจต้องจัดทำรายงานภาษีมูลค่าเพิ่ม พร้อมทั้งนำส่งรายงานแก่กรมสรรพากร ภายในระยะเวลาที่กำหนด 3 รูปแบบ ดังนี้ รายงานภาษีขาย รายงานภาษีซื้อ และรายงานสินค้าและวัตถุดิบ
2.3 รายงานทางการบริหาร คือ รายงานซึ่งเป็นผลลัพธ์จากการนำสารสนเทศที่ได้จากงการเงิน มาทำการวิเคราะห์ทางการเงิน เพื่อให้ได้สารสนเทศที่นำมาใช้ตัดสินใจทางการดำเนินงานและการบริหาร
2.3.1 รายงานด้านการบัญชีต้นทุน มักเกิดขึ้นในกิจการที่มีการดำเนินการผลิตสินค้า
2.3.2 รายงานด้านงบประมาณ มักอาศัยวิธีการพยากรณ์ทางการเงิน
2.3.3 รายงานวิเคราะห์งบการเงิน เป็นการออกรายงานทางการเงิน พร้อมกับการวิเคราะห์อัตราส่วนทางการเงินที่อยู่นความสนใจของผู้บริหาร
กระบวนการทางธุรกิจของระบบสารสนเทศ
Hall (2004, p.9) ได้ระบุถึง การรวมตัวของระบบย่อยของระบบสารสนเทศทางการบัญชี ดังนี้
1. ระบบประมวลผลธุรกรรม คือ ระบบที่ใช้สนับสนุนการดำเนินงานทางธุรกิจประจำวัน ซึ่งข้อมูลจะถูกบรรจุอยู่ในเอกสาร
2. ระบบบัญชีแยกประเภทและรายงานการการเงิน คือ ระบบที่ใช้ผลิตรายงานทางการเงิน เช่น งบกำไรขาดทุน งบดุล งบกระแสเงินสด เป็นต้น
3. ระบบรายงานทางการบริหาร คือ ระบบที่ใช้ผลิตรายงานที่ใช้ภายในองค์การ
1. ระบบประมวลผลธุรกรรม พลพธู ปิยวรรณ และสุภาพร เชิงเอี่ยม (2548, หน้า 28) ได้จำแนกวัฏจักรรายการค้าออกเป็น 4 ประเภท ดังนี้
1.1 วัฏจักรรายจ่าย คือ วัฏจักรที่ก่อให้เกิดรายจ่ายของธุรกิจ
1. การสั่งซื้อและรับสินค้า
2. การควบคุมเจ้าหนี้และเงินสดจ่าย
3. การซื้อสินทรัพย์ถาวร
4. การจ่ายเงินเดือนพนักงาน
1.2 วัฏจักรรายได้ คือ วัฏจักรที่ก่อให้เกิดรายรับเข้าธุรกิจ
1. การขายและจัดส่งสินค้า
2. การแจ้งหนี้และเรียกเก็บเงิน
3. การควบคุมลูกหนี้และรับชำระหนี้
1.3 วัฏจักรการแปลงสภาพ คือ วัฏจักรที่ก่อให้เกิดการรายการแปลงสภาพทรัพยากรวัตถุดิบ ค่าแรงและค่าใช้จ่ายโรงงาน ให้เป็นสินค้าสำเร็จรูปตามคำสั่งผลิตของลูกค้า
1. การควบคุมวัตถุดิบและสินค้าคงเหลือ
2. การผลิต
3. การคำนวณต้นทุนการผลิต
1.4 วัฏจักรการบริหารจัดการ
1. การควบคุมเงินสด
2. การควบคุมสินทรัพย์
2. การเชื่อมโยงข้อมูลภายในธุรกิจ จำเป็นต้องจัดเตรียมผังบัญชี ดังนี้
รหัสบัญชี 1000 หมวดบัญชี สินทรัพย์
2000 หนี้สิน
3000 ทุน หรือส่วนของเจ้าของ
4000 รายได้
5000 ค่าใช่จ่าย
ลำดับต่อมา คือ การจัดเตรียมแฟ้มสมุดรายวันทั่วไปและแฟ้มงบประมาณไว้รอรับธุรกรรม ที่ส่งมาจากระบบสารสนเทศอื่น เช่น ณ วันสิ้นเดือน ความสัมพันธ์ของระบบสารสนเทศสามารถอธิบายได้ ดังนี้
1. ระบบสารสนเทศทางการผลิต จะส่งธุรกรรมที่เกี่ยวข้องกับการซื้อวัตถุดิบ และการผลิตสินค้า
2. ระบบสารสนเทศทางการตลาด จะส่งธุรกรรมการขายสินค้าเข้าสู่ระบบ
3. ระบบสารสนเทศทางการเงิน จะส่งธุรกรรมการรับและจ่ายเงินสด
4. ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารทรัพยากรมนุษย์ จะส่งธุรกรรมด้านการจ่ายค่าใช่จ่ายต่าง ๆ
5. ผู้จัดการงานบัญชี จะส่งรายการปรับปรุงบัญชีและงบประมาณเข้าสู่ระบบ
6. ผู้ใช้รายงาน จะรับรายงานทางการเงินและการบริหารที่ออกจากระบบ
3. ระบบบัญชีแยกประเภททั่วไป
3.1 การบันทึกรายการปรับปรุง เป็นขั้นตอนการนำเข้ารายการปรับปรุงบัญชี ซึ่งอาจจะเป็นการปรับปรุงข้อผิดพลาดที่พบในการเชื่อมโยงข้อมูลจากระบบสารสนเทศอื่น ๆ
3.2 การผ่านรายการบัญชี เป็นขั้นตอนของการโอนรายการบัญชีจากสมุดรายวันทั่วไปเข้าสู่แฟ้มบัญชีแยกประเภท
3.3 การปรับปรุงยอดคงเหลือ ภายในแฟ้มงบทดลองให้เป็นปัจจุบัน
3.4 การออกรานงานการผ่านบัญชี เช่น รายงานงบทดลอง และบัญชีแยกประเภท
4. ระบบออกรายงานทางการเงิน
4.1 การประมวลผลรายงาน เป็นขั้นตอนหลังจากผ่านบัญชีทุกบัญชีเรียบร้อยแล้ว โดยใช้รูปแบบมาตรฐานของรายงานทางการเงินที่จัดเตรียมไว้ล่วงหน้า
4.2 การพิมพ์รายงาน เป็นขั้นตอนหลังจากการประมวลผลรายงานเรียบร้อยแล้ว โดยจัดพิมพ์รายงานงานการเงินตามรูปแบบมาตรฐาน
4.3 การปิดบัญชี เป็นขั้นตอนซึ่งทำหลังจากออกรายงานทางการเงินเรียบร้อยแล้ว ทำได้เพียงครั้งเดียวเท่านั้น
5. ระบบออกรายงานทางการบริหาร
5.1 การจัดเตรียมรูปแบบรายงาน เพื่อให้สอดคล้องกับความต้องการ อาจมีเครื่องมือจัดเตรียมรูปแบบรายงานเข้าช่วย
5.2 การประมวลผลรายงาน เป็นขั้นตอนหลังจากที่ออกรายงานทางการเงินเสร็จสิ้นแล้ว และนำข้อมูลจากงบทดลองหลังปิดบัญชีมาทำการวิเคราะห์ข้อมูลเพิ่มเติม
5.3 การพิมพ์รายงาน เป็นการพิมพ์รายงานที่เป็นผลลัพธ์จากการประมวลผลภายใต้รูปแบบรายงานทางการบริหารที่จัดเตรียมไว้ล่วงหน้า
เทคโนโลยีทางการบัญชี
1. โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี คือ ซอฟต์แวร์เชิงพาณิชย์ประเภทหนึ่งที่วางขายอยู่ในตลาดซอฟต์แวร์ ถูกพัฒนาขึ้นใช้เฉพาะกับงานด้านการบัญชี และจำเป็นต้องใช้กับระบบจัดการฐานข้อมูล เพื่อสร้างระบบจัดเก็บข้อมูลทางการบัญชีที่มีประสิทธิภาพ
โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี คือ โปรแกรมที่เน้นการบันทึก การประมวลผลและการนำเสนอรายงานที่เกี่ยวข้องกับธุรกรรม ดังนั้น จึงควรมีคุณสมบัติ ดังนี้
1. มีองค์ประกอบพื้นฐานของโปรแกรมครบถ้วน
2. มีโปรแกรมอรรถประโยชน์
3. ความสามารถของโปรแกรมในการเชื่อมต่อกับระบบปฏิบัติงาน
4. มีความสามารถใช้การเชื่อมต่อข้อมูลบนเครือข่ายคอมพิวเตอร์แบบลูกข่าย-แม่ข่าย
5. เป็นโปรแกรมที่มีความยืดหยุ่นในการใช้งานสูง
6. มีระบบการกำหนดรหัสผ่านหลายระดับ
7. มีการสร้างแฟ้มหลัก
8. มีระบบการรับเข้าข้อมูลและตรวจทางการรับเข้าข้อมูล
9. การป้อนข้อมูลทางหน้าจอ ควรรับเข้าได้มากกว่าหนึ่งรายการ
10. มีระบบป้องกันการผ่านบัญชีที่ผิดพลาด
11. มีความยืดหยุ่นของการปิดงวดบัญชี
12. มีโปรแกรมพิมพ์แบบฟอร์มเอกสารหรือรายงาน
13. การโอนย้ายข้อมูลภายในระบบ เพื่อสร้างความคล่องตัว
2. การนำเสนองบการเงินทางอินเทอร์เน็ต
คณะกรรมการตลาดหลักทรัพย์แห่งปะเทศสหรัฐอเมริกา ได้พัฒนาฐานข้อมูลเอดการ์ขึ้น เพื่อใช้เก็บรวบรวมรายงานทางการเงินของบริษัทที่จดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์ของประเทศสหรัฐอเมริกา ในรูปแบบที่เป็นข้อความ แต่ไม่สามารถนำรายงานทางการเงินของแต่ละบริษัทมาเปรียบเทียบกันได้
ต่อมา บริษัท ไพร์สวอเตอร์เฮาร์คูเปอร์ส ก็ได้พัฒนาโปรแกรม เอดการ์ สแกน เพื่อใช้ปรับรูปแบบของงบการเงินของต่างบริษัทให้สามารถเปรียบเทียบกันได้ นอกจากนี้ ยังมีความพยายามของหน่วยงานทางการบัญชีทีจะพัฒนาภาษาเอกซ์บีอาร์แอล พลพธู ปิยวรรณ และสุภาพร เชิงเอี่ยม (2545, หน้า 65)
3. โปรแกรมการวางแผนทรัพยากรองค์การ
คือ โปรแกรมสำเร็จรูปที่ถูกพัฒนาขึ้นภายใต้สภาพแวดล้อมการทำงานแบบลูกข่าย-แม่ข่าย โดยทำการเชื่อมโยงต่อกระบวนการทางธุรกิจภายในองค์การ ในส่วนการประมวลผลธุรกรรมของระบบสารสนเทศทางธุรกิจต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องโดยมีการใช้ฐานข้อมูลรวมขององค์การเพียงฐานข้อมูลเดียว ผู้ใช้สามารถเข้าถึงฐานข้อมูลได้ทันที พลพธู ปิยวรรณ และสุภาพร เชิงเอี่ยม (2545, หน้า 176)
อ้างอิง : รุจิจันทร์ พิริยะสงวนพงศ์. สารสนเทศทางธุรกิจ. กรุงเทพฯ : ซีเอ็ดยูเคชั่น, 2549.
บทที่ 10
ระบบสารสนเทศยุคโลกาภิวัตน์
แนวคิดและวิวัฒนาการ
1.ความหมาย
คือ ระบบที่มีการเชื่อมโยงระบบสารสนเทศต่าง ๆ เข้าด้วยกัน โดยอาจจำเป็นต้องใช้เทคโนโลยีด้านเครือข่ายและสื่อสารข้อมูลเข้าร่วมด้วย เพื่อให้เกิดการแพร่กระจายสารสนเทศทั้งภายในและภายนอกองค์การ โดยเฉพาะในส่วนของกิจกรรมด้านโซ่อุปทานและการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ การจัดการความรู้ ตลอดจนสารสนเทศเพื่อการจัดการและการตัดสินใจทางธุรกิจในระดับสูง
2. วิวัฒนาการ
เริ่มแรกธุรกิจไดนำระบบคอมพิวเตอร์ มาใช้เพื่อการจัดการงานตามสายงานของโซ่อุปทานเพื่อทดแทนการทำงานภายใต้ระบบมือที่ล่าช้าและมักเกิดข้อผิดพลาดบ่อย ต่อมาธุรกิจเริ่มตระหนักถึงปฏิสัมพันธ์ของระบบต่าง ๆ ภายใต้โซ่อุปทาน เช่น มีการตระหนักถึงงานด้านการจัดตารางการผลิต จึงมีการพัฒนาแบบจำลองด้านการวางแผนความต้องการซื้อวัสดุ อันส่งผลถึงการลดต้นทุนการดำเนินงานและการเพิ่มสมรรถนะของระบบคอมพิวเตอร์ ดังนั้น จึงมีการพัฒนาโปรแกรมการวางแผนความต้องการวัสดุ (MRP) เพื่อใช้ประโยชน์ในการลดระดับสินค้าคงคลัง
วิวัฒนาการต่อไป คือ การบูรณาการระบบสารสนเทศตามหน้าที่งานของธุรกิจเข้าด้วยกัน ซึ่งนำไปสู่การวางแผนทรัพยากรองค์การ (ERP) โดยมีฟังก์ชันการทำงานที่เพิ่มขึ้นของ MRP II ด้วย การเชื่อมต่อระบบประมวลผลธุรกรรม (TPS) เข้ากับระบบสารสนเทศตามหน้าที่งานแนวไขว้ทั่วทั้งองค์การ
3. การบูรณาการด้านซอฟต์แวร์
3.1 การบูรณาการภายในองค์การ คือ การรวมตัวของระบบประยุกต์ต่าง ๆ และฐานข้อมูลภายในบริษัท เช่น การสั่งซื้อ การจัดการลูกค้าสัมพันธ์ การใช้ระบบเบ็ดเสร็จ มีผลให้เกิดความซับซ้อนมากขึ้น
3.2 การบูรณาการภายนอกองค์การ คือ การรวมตัวกันของระบบประยุกต์และฐานข้อมูลระหว่างองค์การและหุ้นส่วนธุรกิจ เช่น การแสดงบัญชีรายการสินค้าของผู้ขาย การติดตั้งระบบจัดหาอิเล็กทรอนิกส์ของผู้ซื้อ เป็นต้น
ระบบวิสาหกิจ
คือ ระบบสารสนเทศที่เป็นตัวแทนของระบบสารสนเทศยุคโลกาภิวัตน์ ซึ่ง Turban et al. ( 2006, p.295) ได้ให้คำจำกัดความ ระบบวิสาหกิจ หมายถึง ระบบหรือกระบวนการที่มีความเกี่ยวข้องกับขอบเขตงานทั่วทั้งองค์การหรืองานในหน้าที่หลักขององค์การ และมักถูกจำกัดขอบเขตในแต่ละแผนก
O’brien ( 2005, p.214) ได้กล่าวไว้ว่า การดำเนินธุรกิจในปัจจุบัน หลายบริษัทมักเน้นถึงการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อพัฒนาระบบวิสาหกิจ ด้านหน้าที่งานแนวไขว้ คือ หน้าที่งานหนึ่ง อาจอยูในความรับผิดชอบร่วมกันของสองหน่วยงาน
Laudon and Laudon (2005, p.336) ระบุถึงผลประโยชน์ที่องค์การจะได้รับจากการใช้ระบบวิสาหกิจที่มุ่งเน้นการบูรณาการกระบวนการทางธุรกิจต่าง ๆ ให้อยู่ภายใต้การทำงานของระบบเดียว
มิติที่ 1 โครงสร้างองค์การ สามารถใช้ระบบวิสาหกิจ ช่วยสนับสนุนการปรับเปลี่ยนโครงสร้างองค์การและวัฒนธรรมองค์การให้ดีขึ้น
มิติที่ 2 กระบวนการจัดการที่มุ่งเน้นการจัดการฐานความรู้ทั่วทั้งองค์การ ระบบวิสาหกิจช่วยสนับสนุนการปรับปรุงรายงานและการตัดสินใจที่ดีขึ้น
มิติที่ 3 แพลตฟอร์มเทคโนโลยีที่มีการรวมตัวเป็นหนึ่งเดียว โดยการสร้างแหล่งจัดเก็บข้อมูลเบ็ดเสร็จ
มิติที่ 4 ความสามารถในการประกอบธุรกิจ โดยการบูรณาการกระบวนการทางธุรกิจด้านการขยายการผลิต การเงิน และโลจิสติกส์เข้าด้วยกัน เพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้า
ระบบสารสนเทศด้านการจัดการโซ่อุปทาน
โซ่อุปทาน หมายถึง สายงานด้านวัสดุ สารสนเทศและเงิน รวมทั้งบริการต่าง ๆ จากผู้จัดหาวัสดุซึ่งไหลผ่านโรงงาน โกดังสินค้า จนกระทั่งถึงมือของลูกค้า
การจัดการโซ่อุปทาน หรือ เอสซีเอ็ม หมายถึง การวางแผนการจัดโครงสร้าง และการทำให้เกิดผลที่ดีที่สุดต่อกิจกรรมใด ๆ ของโซ่อุปทาน ซึ่งมีการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศเพื่อสนับสนุนแนวคิดด้านการจัดการโซ่อุปทาน
โซ่อุปทานอิเล็กทรอนิกส์ คือ การจัดการโซ่อุปทานโดยใช้ในระบบอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งมักใช้ร่วมกับระบบบนเว็บ และยังมุ่งเน้นที่จะปรับปรุงประสิทธิภาพของโซ่อุปทานให้ดีขึ้น
1. สายงานด้านโซ่อุปทาน
Turban et al.(2006, p.295) ได้จำแนกถึงสายงานด้านโซ่อุปทานออกเป็น 3 รูปแบบ ดังนี้
1.1 สายงานด้านวัสดุ หมายถึง ผลิตภัณฑ์ทางกายภาพทั้งหมด รวมถึงวัสดุและชิ้นส่วนการผลิตต่างๆ ซึ่งมักจะมีความเกี่ยวข้องและสัมพันธ์กับวงจรชีวิตผลิตภัณฑ์
1.2 สายงานด้านสารสนเทศ หมายถึง ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับความต้องการวัสดุ การลำเลียงวัสดุ การรับคำสั่งซื้อ การส่งคืนวัสดุ ตารางการจัดหาวัสดุ รวมทั้งข้อมูลด้านการเปลี่ยนแปลงแหล่งจัดเก็บข้อมูล
1.3 สายงานด้านการเงิน หมายถึง ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับการโอนเงิน การจ่ายเงิน สารสนเทศด้านบัตรเครดิตและการอนุมัติ ตารางการจ่ายเงิน ละการจ่ายเงินอิเล็กทรอนิกส์
2. โครงสร้างและระดับชั้นของผู้จัดหา
2.1 โครงสร้างของโซ่อุปทาน
2.1.1 แหล่งต้นทาง คือ แหล่งวัสดุภายในองค์การ หรือจัดกาจากผู้ขายวัสดุภายนอกองค์การ
2.1.2 แหล่งภายใน คือ แหล่งที่มีการบรรจุ การผลิตสินค้าและบริการเกิดขึ้น
2.1.3 แหล่งตามทาง คือ แหล่งกระจายวัสดุ โดยผู้แทนจำหน่ายภายนอกองค์การ
2.2 ระดับของผู้จัดหา
คือ องค์ประกอบหนึ่งของโซ่อุปทานซึ่งโดยปกติจะมีหลายระดับชั้น หรือมีเพียงระดับชั้นเดียวขึ้นอยู่แต่ละกระบวนการ ในบางกระบวนการที่ประกอบด้วยผู้จัดหาหลายระดับชั้น คือ ผู้จัดหารายหนึ่ง อาจประกอบด้วยผู้จัดหารรายย่อยเพียงหนึ่งรายหรือมากกว่าหนึ่งรายก็ได้ และผู้จัดหารายย่อยก็อาจมีผู้จัดหาย่อยของตนในอีกระดับถัดไป
3. การออกแบบโซ่อุปทาน
โดยมีการจำแนกรูปแบบของโซ่อุปทานออกเป็น 4 ประเภท คือ การผลิตเป็นสินค้าคลังแบบบูรณาการ การเติมเต็มสินค้าอย่างต่อเนื่อง การผลิตตามคำสั่ง และช่องทางการประกอบชิ้นส่วน นอกจากนี้ ยังควรต้องมีการออกแบบสายงานด้านสินค้าและบริการ สารสนเทศและทรัพยากรทางการเงิน รวมทั้งการออกแบบกระบวนการแปรรูปวัตถุดิบ ให้เป็นสินค้าสำเร็จรูปและการบริการที่มีประสิทธิผล สำหรับการออกแบบที่ดีจะต้องบรรลุเป้าหมายด้านลดความไม่แน่นอนและความเสี่ยงตามสายงานของโซ่อุปทาน
4. ปัญหาด้านโซ่อุปทาน
อาจมีสาเหตุจากภายในองค์การนั่นเอง อันเนื่องจากความยาวและความซับซ้อนของโซ่อุปทาน หรืออาจมีสาเหตุมาจากภายนอกองค์การ รวมทั้งกรณีที่มีพันธมิตรเข้ามาเกี่ยวข้อง เช่น บริษัทไม่สามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้าได้ สินค้าคงคลังมีปริมาณมาก และมีต้นทุนสูงเกินไป ในส่วนของสาเหตุปัญหาที่มักเกิดขึ้นในสายงานโซ่อุปทานมี 2 ประการ คือ
ประการที่ 1 จากความไม่แน่นอน
ประการที่ 2 จากความต้องการประสานงานในกิจกรรมที่หลากหลาย
5. การใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ
Turban et al. (2006, p.299) ได้ยกตัวอย่าง การใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ 5 วิธีการ คือ
5.1 การแบ่งปันด้านสารสนเทศ ซึ่งช่วยแก้ปัญหาด้านโซ่อุปทานและความสามารถปรับปรุงการพยากรณ์ยอดขายได้เป็นอย่างดี โดยใช้ระบบสับเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ เทคโนโลยีกรุ๊ปแวร์ และเอกซ์ทราเน็ต
5.2 การใช้เทคโนโลยีด้านการกำหนดความถี่วิทยุ หรืออาร์เอฟไอดี โดยองค์การอาจให้ผู้จัดหารายใหญ่แนบป้ายระบุความถี่วิทยุติดกับแท่นวางสินค้าหรือกล่องสินค้า ในระหว่งาทางที่ขนส่งสินค้ามายังองค์การและใช้ป้ายนี้เป็นเครื่องมือสื่อสารข้อมูลการขนส่งสินค้าภายในองค์การ
5.3 การเปลี่ยนโซ่อุปทานส้นตรงเป็นฮับ ซึ่งมีผลให้กระแสสารสนเทศไหลช้าลง ทางเลือกหนึ่งที่ช่วยแก้ปัญหาเรื่องนี้ คือ เปลี่ยนโซ่อุปทานเส้นตรงเป็นฮับ ในลักษณะของวงล้อจุดศูนย์กลาง
5.4 ความร่วมมือด้านโซ่อุปทาน มักต้องการการประสานงานภายใต้กิจกรรมต่าง ๆ และมีการเชื่อมโยงกับโซ่อุปทาน หากธุรกิจใดประสานงานได้ประสบผลสำเร็จ ก็จะเคลื่อนย้ายสินค้าได้เร็วขึ้น
5.5 โรงงานเสมือน ซึ่งม่งเน้นถึงการจัดหาแบบจำลองคอมพิวเตอร์ของโรงงาน ภายใต้การทำงานของโรงงานเสมือนจริง โดยการทดสอบการออกแบบโรงงานที่ถูกนำเสนอ การจำลองความสัมพันธ์กับผู้จัดหาและกระบวนการผลิต โดยจะต้องมีการเชื่อมต่อเข้าด้วยกัน
6. ประโยชน์ที่ได้รับ
O’brien (2005. p.225) ได้ระบุถึงประโยชน์ของเอสซีเอ็มที่มีศักยภาพต่อธุรกิจ ดังนี้
1. ธุรกิจสามารถดำเนินกิจกรรมภายใต้โซ่อุปทานได้อย่างรวดเร็ว
2. ธุรกิจสามารถลดระดับสินค้าคงคลัง และนำไปสู่การลดต้นทุนการผลิต
3. ธุรกิจสามารถส่งมอบสินค้าเข้าสู้ตลาด หรือถึงมือลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว
4. ธุรกิจสามารถสร้างความสัมพันธ์เชิงกลยุทธ์กับผู้จัดหาและหุ้นส่วนธุรกิจ
ระบบสารสนเทศด้านการจัดการลูกค้าสัมพันธ์
1. แนวคิดและความหมาย
Turban et al. (2006, p.318) ได้ให้นิยามไว้ว่า
การจัดการลูกค้าสัมพันธ์ หรือซีอาร์เอ็ม หมายถึง ความพยายามทั่วทั้งองค์การที่จะได้ลูกค้ามา อีกทั้งธำรงรักษาลูกค้านั้นไว้ โดยตระหนักว่าลูกค้า คือ แกนหลักของธุรกิจ โดยการมุ่งเน้นสร้างความสัมพันธ์ และการคงไว้ซึ่งความสัมพันธ์กับลูกค้าในระยะยาว ทั้งในส่วนของการเพิ่มมูลค่าให้ลูกค้าและบริษัท
O’brien (2005, p.219) ได้ระบุถึงวัตถุประสงค์ 2 ข้อของซีอาร์เอ็ม ดังนี้
ข้อที่ 1 เพื่อสนับสนุนให้องค์การและลูกจ้าง สามารถเผชิญหน้ากับลูกค้ารายบุคคลในทุก ๆ มุมมอง
ข้อที่ 2 เพื่อสนับสนุนลูกค้ารายบุคคลให้มีภาพพจน์ที่ดีต่อบริษัท
ระบบสารสนเทศด้านการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ คือ ระบบที่มุ่งเน้นการใช้เครื่องมือของระบบประยุกต์ด้านซีอาร์เอ็ม โดย Turban et al. (2006, p.319) ได้จำแนกประเภท ดังนี้
1.1 ระบบประยุกต์ด้านเผชิญหน้ากับลูกค้า เช่น ศูนย์บริการทางโทรศัพท์ แผนกช่วยเหลือ หน่วยขายอัตโนมัติ และการบริการภาคสนามอัตโนมัติ
1.2 ระบบประยุกต์ด้านสัมผัสลูกค้า โดยลูกค้าจะมีปฏิสัมพันธ์โดยตรงกับระบบ และอาศัยหลักการบริการตนเอง
1.3 ระบบอัจฉริยะด้านรวมศูนย์ลูกค้า มุ่งเน้นด้านการวิเคราะห์ผลลัพธ์ด้านการประมวลผลการดำเนินงาน และใช้ผลลัพธ์ที่ได้มาปรับปรุงระบบประยุกต์ต่าง ๆ
2. รูปแบบของการจัดการลูกค้าสัมพันธ์
Turban et al.(2006, p.319) ได้จำแนกออกเป็น 4 รูปแบบ ดังนี้
2.1 ซีอาร์เอ็มเชิงกิจกรรม เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติการ การวิเคราะห์และความร่วมมือภายในองค์การ
2.2 ซีอาร์เอ็มเชิงปฏิบัติการ เกี่ยวข้องกับหน้าที่งานด้านธุรกิจด้านการบริการลูกค้า การจัดการคำสั่งซื้อ การออกใบกำกับสินค้าและใบเรียกเก็บเงิน การขายและการตลาดอัตโนมัติ
2.3 ซีอาร์เอ็มเชิงวิเคราะห์ เกี่ยวข้องกับกิจการด้านการจับ การจัดเก็บ การคัดเลือกกระบวนการ การแปลความหมาย รวมทั้งการรายงานข้อมูลลูกค้าให้ผู้ใช้ของบริษัททราบ
2.4 ซีอาร์เอ็มเชิงร่วมมือ เกี่ยวข้องกับความจำเป็นด้านการสื่อสาร การประสานงาน และความร่วมมือระหว่างผู้ขายกับลูกค้า
3. เทคโนโลยีด้านการจัดการลูกค้าสัมพันธ์
3.1 ซอฟต์แวร์ซีอาร์เอ็ม จะรวบรวมมอดูลต่าง ๆ ของซอฟต์แวร์ที่ช่วยสนับสนุนธุรกิจและลูกจ้างทำงานอย่างรวดเร็วและสะดวกสบาย มีปฏิสัมพันธ์ที่ดีต่อกัน มุ่งเน้นผลประโยชน์ของลูกค้าเป็นหลัก ซึ่ง O;brien (2005, p.220) ได้จำแนกประเภทซอฟต์แวร์ ดังนี้
3.1.1 การใช้ซอฟต์แวร์ด้านการติดต่อลูกค้า ซึ่งช่วยติดตามรอยข้อมูลด้นประวัติการติดต่อลูกค้าในอดีต และนำมาวางแผนการติดต่อลูกค้าในอนาคต เพื่อสนับสนุนงานขาย งานการตลาด
3.1.2 การใช้ซอฟต์แวร์ด้านการขาย เพื่อสนับสนุนด้านการค้นหาข้อมูลที่ใช้สนับสนุนการขาย ตลอดจนการจัดกิจกรรมการขาย ทั้งในส่วนการขายแนวไขว้ และการขายแนวขึ้นตรง
3.1.3 การใช้ซอฟต์แวร์ด้านการตลาด เพื่อสร้างแคมเปญการตลาดขายโดยตรงอย่างอัตโนมัติ และนำไปสู่การกำหนดเป้าหมายทางการตลาด ตลอกจนทำการวิเคราะห์ลูกค้า
3.1.4 การใช้ซอฟต์แวร์ด้านการบริการและสนับสนุนลูกค้า สำหรับการเข้าถึงข้อมูลของลูกค้าในทันที อีกทั้งยังมีการแบ่งปันสารสนเทศระหว่างพนักงานขายและนักการตลาดมืออาชีพ
3.1.5 การใช้ซอฟต์แวร์ด้านการธำรงรักษาลูกค้าและสร้างโปรแกรมความจงรักภักดี อีกทั้งยังมีการใช้ซอฟต์แวร์ช่วยสนับสนุนด้านเครื่องมือของการทำเหมืองข้อมูล
3.2 การจัดการลูกค้าสัมพันธ์อิเล็กทรอนิกส์ หรือ อี-ซีอาร์เอ็ม เริ่มพัฒนาขึ้นตั้งแต่องค์การเริ่มใช้โปรแกรมค้นดูเว็บ อินเทอร์เน็ต และจุดสัมผัสอิเล็กทรอนิกส์ เช่น อีเมล เครื่องปลายทาง ณ จุดขาย ศูนย์บริการทางโทรศัพท์และการขายตรง ซึ่ง Turban et al. (2006, p.320) ได้จำแนกขอบเขตได้ 3 ระดับ คือ
ระดับที่ 1 การบริการขั้นพื้นฐาน รวมถึงการบริการขั้นต่ำที่จำเป็นต้องมี
ระดับที่ 2 ศูนย์บริการลูกค้า รวมถึงการติดตามรอยคำสั่งซื้อ
ระดับที่ 3 การบริการด้านมูลค่าเพิ่ม ซึ่งเป็นบริการพิเศษ
3.3 ระบบบริการลูกค้าบนเว็บ
3.3.1 ความสามารถด้านการค้นหาและเปรียบเทียบร้านค้าออนไลน์บนเว็บ
3.3.2. การเสนอผลิตภัณฑ์และบริการฟรี โดยใช้กลยุทธ์สร้างความแตกต่าง
3.3.3 การสั่งทำสินค้าละบริการ ใช้โครงร่างระบบการสั่งทำปริมาณมาก
3.4 ซีอาร์เอ็มไร้สาย เช่น หน่วยขายอัตโนมัติเคลื่อนที่ และระบบริการลูกจ้างไร้สาย โดยให้บริการด้านสารสนเทศแก่ลูกจ้างในขณะปฏิบัติงาน ณ สำนักงานลูกค้า
3.5 ศูนย์บริการทางโทรศัพท์ เช่น บริษัททุนแห่งหนึ่งใช้ศูนย์บริการทางโทรศัพท์เพื่อหารรายได้จากการบริการด้านการลงทุนจากลูกค้าในทุกวันทำการ
4. ผลประโยชน์ที่ได้รับ
1. ธุรกิจสามารถบ่งชี้ถึงลูกค้าและตั้งเป้าหมายที่ดีต่อลูกค้า ก่อให้เกิดกำไรสูงสุดตามมา
2. ธุรกิจสามารถสะสมลูกค้าได้มากยิ่งขึ้น
3. ธุรกิจสามารถรองรับความต้องการด้านผลิตภัณฑ์และบริการ
4. ธุรกิจสามารถสร้างรายการติดต่อลูกค้าได้ทุกเมื่อ
5. ธุรกิจสามารถให้การสนับสนุนที่สอดคล้องกับประสบการณ์ของลูกค้า
ระบบสารสนเทศด้านการวางแผนทรัพยากรองค์การ
O’brien (2005, p.216) ได้ให้นิยามไว้ว่า ระบบสารสนเทศด้านการวางแผนทรัพยากรองค์การ หรือ อีอาร์พี คือ เทคโนโลยีหนึ่ง ซึ่งถือเป็นกระดูกสันหลังของธุรกิจอิเล็กทรอนิกส์ รวมทั้งการประมวลผลธุรกรรมบริเวณกว้างของวิสาหกิจที่เชื่อมโยงกระบวนการทางธุรกิจค่าง ๆ เข้าด้วยกัน
1. การบูรณาการระบวนการทางธุรกิจหลัก
Laudon and Laudon (2005, p.332) ได้กล่าวไว้ว่า ระบบอีอาร์พี คือ ระบบวิสาหกิจหนึ่ง ซึ่งมีจุดมุ่งเน้นในส่วนของการบูรณาการ กระบวนการทางธุรกิจหลักขององค์การ โดยตี่งอยู่บนพื้นฐานของการเชื่อมโยงของมอดูลต่าง ๆ ของซอฟต์แวร์กับฐานข้อมูลรวมขององค์การ เริ่มตั้งแต่การเก็บรวบรวมข้อมูล การป้อนข้อมูลเข้าสู่ระบบประยุกต์ การริเริ่มใช้งานระบบอีอาร์พี จึงเปรียบเสมือนตัวเร่งให้ธุรกิจทำการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจขององค์การให้ดีขึ้น
2. วิธีปฏิบัติที่ดีที่สุด
โดยซอฟต์แวร์จะนำเสนอทางเลือกที่เป็นแบบฉบับของธุรกิจประสบผลสำเร็จ หรือทางเลือกด้านวิธการแก้ปัญหาสำหรับการบรรลุวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ และมีการจัดทำแผนที่กระบวนการ เพื่อแสดงถึงขั้นตอนที่ต้องกระทำ
3. วิวัฒนาการด้านการพัฒนาซอฟต์แวร์
ซอฟต์แวร์ด้านอีอาร์พี หรือเรียกอีกอย่างหนึ่งว่า ซอฟต์แวร์เบ็ดเสร็จ ซึ่งมีการรวมตัวด้านการวางแผน การจัดการและการใช้ทรัพยากรทั่วทั้งองค์การ และประกอบด้วยชุดคำสั่งของระบบประยุกต์ ที่ครอบคลุมถึงการปฏิบัติงานประจำส่วนหลังอัตโนมัติ
3.1 ซอฟต์แวร์อีอาร์พีรุ่นที่หนึ่ง มุ่งเน้นกิจกรรมภายในองค์การ ซึ่งมักจะเป็นงานประจำและงานที่ทำซ้ำ ๆ กันในทุกวันทำการ
3.2 ซอฟต์แวร์อีอาร์พีรุ่นที่สอง มุ่งเน้นถึงการเพิ่มพลังอำนาจที่มีอยู่เดิมของระบบสารสนเทศ อีกทั้งยังเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการธุรกรรมและการตัดสินใจที่ดีขึ้น
3.3 ซอฟต์แวร์อีอาร์พีรุ่นที่สาม มุ่งเน้นการรวมตัวเข้ากับการบริหารโครงการ ซึ่งเริ่มมีบทบาทมากขึ้นในส่วนกระบวนการธุรกิจที่เฉพาะเจาะจง
4. การบูรณาการระบบสารสนเทศ
4.1 การบูรณาการเข้ากับซอฟต์แวร์ด้านการจัดการโซ่อุปทาน ในการใช้ซอฟต์แวร์ด้านอีอาร์พีและเอสซีเอ็มร่วมกัน อาจพิจารณาได้จากงานด้านการประมวลผลคำสั่งซื้อ โดยซอฟต์แวร์ด้านอีอาร์พีจะมุ่งเน้นถึงวิธีการได้คำสั่งนั้นมาและทำคำสั่งนั้นให้บรรลุผล แต่ซอฟต์แวร์ด้านเอสซีเอ็มจะมุ่งเน้นความเป็นไปได้ของการได้มาซึ่งคำสั่งซื้อ
4.2 การบูรณาการเข้ากับซอฟต์แวร์ของระบบวิสาหกิจอื่น ๆ โดยเฉพาะซอฟต์แวร์ของระบบอีคอมเมิร์ซและซีอาร์เอ็ม ซึ่งได้แพร่กระจายการใช้งานมากภายในองค์การขนาดเล็ก
5. ผลประโยชน์ที่ได้รับ
O’brien (2005, p.217) ได้กล่าวไว้ ดังนี้
5.1 ด้านคุณภาพและประสิทธิภาพ อีอาร์พีจะสร้างกรอบด้นการบูรณาการและการปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจภายใน
5.2 ด้านการลดต้นทุน อีอาร์พี จะช่วยลดต้นทุนการประมวลผลรายการค้า รวมทั้งต้นทุนด้านฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ และการสนับสนุนด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ
5.3 ด้านการตัดสินใจ อีอาร์พี จะช่วยสนับสนุนสารสนเทศในส่วนหน้าที่งานแบบไขว้ภายใต้ผลการปฏิบัติงานของธุรกิจ เพื่อสนับสนุนผู้จัดการ
5.4 ด้านความรวดเร็วของธุรกิจ สามารถนำพาองค์การสู่ความว่องไว และการปรับตัวทางธุรกิจ
ระบบสารสนเทศด้านการจัดการความรู้
1. ความรู้
รูปแบบที่ 1 ความรู้โดยชัดเจน มักเกี่ยวข้องกับความรู้ วัตถุประสงค์ เหตุผล และเทคนิค โดยมักอยู่ในลักษณะของนโยบาย คำชี้แนะกระบวนการ รายงาน กลยุทธ์ เรียกอีกอย่างหนึ่งว่า ความรู้รั่วไหล
รูปแบบที่ 2 ความรู้โดยนัย คือ การจัดเก็บประสบการณ์ความหยั่งรู้ ความมีไหวพริบ ความลับทางการค้า ตลอดจนการเรียนรู้ในองค์การ เรียกอีกอย่างหนึ่งว่า ความรู้ฝังตัว ซึ่งมักจำกัดอยู่ในสมอง
2. การจัดการความรู้
เป็นกระบวนการหนึ่ง ซึ่งช่วยองค์การในการระบุ คัดเลือก รวบรวม เผยแพร่ และโอนย้ายสารสนเทศที่มีความสำคัญ ซึ่งความรู้เหล่านี้จะช่วยแก้ปัญหาอันเกิดจากการทำงานที่มักเกิดการเปลี่ยนแปลงอยู่เสมอ โดยวัฏจักรด้านการจัดการความรู้มี 6 ขั้นตอน คือ
ขั้นตอนที่ 1 การสร้างความรู้ ซึ่งกำหนดได้จากการกระทำของบุคคล
ขั้นตอนที่ 2 การจับความรู้ โดยการคักเลือกความรู้ที่มีมูลค่าและสมเหตุสมผล
ขั้นตอนที่ 3 การปรับความรู้ โดยมีการจัดบริบทความรู้ใหม่ที่นำไปปฏิบัติได้
ขั้นตอนที่ 4 การเก็บความรู้ โดยการจัดเก็บความรู้ที่มีประโยชน์
ขั้นตอนที่ 5 การจัดการความรู้ โดยการปรับปรุงให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ
ขั้นตอนที่ 6 การเผยแพร่ความรู้ โดยนำเสนอความรู้ซึ่งถูกจัดให้อยู่ในรูปแบบที่บุคคลต้องการ
3. ระบบการจัดการความรู้
3.1 กลุ่มเทคโนโลยีด้านการสื่อสาร คือ สื่อกลางที่ยินยอมให้ผู้เข้าใช้เข้าถึงความรู้และสื่อสารความรู้นั้นกับบุคคลอื่นโดยเฉพาะผู้เชี่ยวชาญ ซึ่งผ่านทางอีเมล อินเทอร์เน็ต อินทราเน็ต
3.2 กลุ่มเทคโนโลยีที่ใช้ร่วมกัน รียกอีกอย่างหนึ่งว่า กุ่มกรุ๊ปแวร์ คือ การปฏิบัติงานของกลุ่มงานหนึ่งที่สมาชิกมีการทำงานร่วมกันภายใต้เอกสารหนึ่งในเวลาเดียวกันหรือต่างเวลากัน
3.3 กลุ่มเทคโนโลยีด้านการจัดเก็บและค้นคืนข้อมูล ซึ่งอาจอยู่ภายใต้ของการใช้ระบบจัดการฐานข้อมูลเพื่อการจับ จัดเก็บ และจัดการความรู้ส่วนต่าง ๆ โดยต้องการใช้กลุ่มเครื่องมือที่ต่างไปจากปกติ
4. เทคโนโลยีด้านการจัดการความรู้
4.1 ปัญญาประดิษฐ์ มักจะฝังตัวอยู่ในเคเอ็มเอส ไม่ว่าการฝังตัวจะกระทำโดยผู้ขายซอฟต์แวร์ หรือผู้พัฒนาระบบก็ตาม วิธีปัญญาประดิษฐ์ จะชี้ให้เห็นถึงความรู้ความชำนาญภายใต้เครื่องมือที่ใช้ดึงความรู้ออกมาอย่างอัตโนมัติและกึ่งอัตโนมัติโดยอาศัยส่วนต่อประสานซึ่งผ่านการประมวลผลภาษาธรรมชาติ ตลอดจนการค้นหาความรู้จากฐานความรู้ โดยใช้โปรแกรมตัวแทนอัจฉริยะเป็นเครื่องมือ คือ ระบบผู้เชี่ยวชาญ โครงข่ายเส้นประสาท ตรรกศาสตร์คลุมเครือ และโปรแกรมตัวแทนอัจฉริยะ
4.2 โปรแกรมตัวแทนอัจฉริยะ คือ ระบบซึ่งช่วยเรียนรู้ละช่วยเหลืองานของผู้ใช้ในแต่ละวัน เพื่อคัดเลือกสารสนเทศที่ผู้ใช้มีความต้องการมากกว่า Turban et al. (2006, p.378-379) ได้ยกตัวอย่าง เช่น
1. บริษัท ไอบีเอ็ม จำกัด เสนอโปรแกรมการทำเหมืองข้อมูลอัจฉริยะ สำหรับการค้นหา และวิเคราะห์ข้อมูล
2. บริษัท คอนเวคติส จำกัด ใช้โครงข่ายเส้นประสาท เพื่อค้นหาข้อมูล และรูปภาพ
4.3 การค้นหาความรู้ในฐานข้อมูล คือ กระบวนการซึ่งใช้ค้นหา และสกัดสารสนเทศที่มีประโยชน์จากข้อมูลและเอกสาร ซึ่งรวมงานด้านการสกัดความรู้ด้านต่าง ๆ ตลอดจนการเก็บเกี่ยวสารสนเทศ โดยมีการดำเนินการอย่างอัตโนมัติ และส่งออกข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว ข้อมูลเหล่านี้อาจถูกฝังลึกอยู่ภายในฐานข้อมูลขนาดใหญ่ โกดังข้อมูล หรือคลังความรู้
4.4 ภาษาเอกซ์เอ็มแอล คือ ภาษาที่แสดงมาตรฐานของโครงสร้างข้อมูล เพื่อการประมวลผลข้อมูลผ่านระบบคอมพิวเตอร์ที่ต่างกันไป โดยไม่จำเป็นต้องใช้โปรแกรมประมวลผลซึ่งทำขึ้นเป็นกรณีพิเศษ วิธีนี้เหมาะสมกับการใช้ระบบประยุกต์ด้านอิเล็กทรอนิกส์ ประโยชน์ของภาษาเอกซ์เอ็มแอล นอกจากจะเป็นการประมวลผลข้อมูลอัตโนมัติและลดปริมาณงานที่เป็นกระดาษลงแล้ว ยังเป็นการสนับสนุนระบบพันธมิตรธุรกิจด้วย
5. ศูนย์รวมความรู้วิสาหกิจ
คือ ประตูที่เปิดเข้าสู่เคเอ็มเอส โดยมีวิวัฒนาการมาจากระบบสนับสนุนผู้บริหาร ระบบสนับสนุนกลุ่มร่วมงาน โปรแกรมค้นดูเว็บและระบบจัดการฐานข้อมูล นอกจากนี้ ยังใช้เป็นแหล่งรวบรวมสารสนเทศประเภทไม่มีโครงสร้างที่อยู่ภายในองค์การ โดยทีการใช้กลไกการทำงานร่วมกัน ซึ่งมีการบรรจุความรู้ในเครื่องแม่ข่าย
6. การบูรณาการระบบสารสนเทศ
Turban et al. ( 2006, p.378) ได้ยกตัวอย่างการบูรณาการระบบสารสนเทศ ดังนี้
6.1 การบูรณาการเข้ากับระบบสนับสนุนการตัดสินใจ ระบบจะช่วยสนับสนุนด้านข้อมูลที่ใช้แก้ปัญหา โดยการนำเสนอความรู้ที่เกี่ยวข้องกับคำตอบของปัญหา
6.2 การบูรณาการเข้ากับปัญญาประดิษฐ์ เช่น ความรู้ที่ถูกจัดเก็บอยู่ภายในฐานความรู้ถูกนำมาใช้ตามเงื่อนไขของ ถ้า-ดังนั้น-อื่นๆ โดยจะช่วยผู้ใช้ระบุถึงวิธีการที่จะนำความรู้จากระบบมาใช้
6.3 การบูรณาการเข้ากับฐานจ้อมูลและระบบสารสนเทศอื่น โดยการปรับข้อมูลและสารสนเทศให้ทันสมัยมากขึ้น ตลอดจนมีการใช้ประโยชน์จากข้อมูลและสารสนเทศนั้น
6.4 การบูรณาการเข้ากับซีอาร์เอ็ม คือ การใช้โปรแกรมแผนกช่วยเหลือเพื่อสนับสนุนงานในส่วนที่เกี่ยวข้องกับลูกค้า
ระบบสารสนเทศด้านอัจฉริยะทางธุรกิจ
1. ความหมาย
Turban et al. (2006, p.422) ได้ให้นิยามไว้ว่า อัจฉริยะทางธุรกิจ คือ ระบบประยุกต์ประเภทหนึ่ง ซึ่งประกอบด้วย การใช้เทคนิคด้านการรวบรวม การจัดเก็บ การวิเคราะห์ รวมทั้งการสนับสนุนการเข้าถึงข้อมูลโดยผู้ใช้สารสนเทศ เพื่อช่วยสนับสนุนงานด้านการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์ ให้เกิดประสิทธิผลเพิ่มขึ้น โดยมีการจัดเก็บและเรียกใช้ข้อมูลจากโกดังข้อมูล
Gelinas et al. (2004, p.149) ได้ให้นิยามไว้ว่า อัจฉริยะทางธุรกิจ คือ ระบบสารสนเทศที่ใช้สนับสนุนการตัดสินใจของผู้จัดการสำหรับปัญหาที่ไม่มีโครงสร้าง เพื่อการค้นคืนและการวิเคราะห์ข้อมูลตลอดจนแปลความหมายสารสนเทศที่เป็นประโยชน์ต่อการตัดสินใจ โดยระบบจะสามารถโต้ตอบกับผู้ใช้ อีกทั้งรองรับการสอบถามข้อมูลตามความต้องการ
2.เครื่องมือและเทคนิค
Turban et al. (2006, p.425) ได้จำแนกเครื่องมือด้านอัจฉริยะทางธุรกิจเป็น 2 กลุ่มหลัก ดังนี้
กลุ่มที่ 1 การค้นพบความรู้ และสารสนเทศ โดยนำความรู้และสารสนเทศที่ได้รับมาใช้สนับสนุนการตัดสินใจของกลุ่มที่ 2
กลุ่มที่ 2 การสนับสนุนการตัดสินใจและการวิเคราะห์เชิงอัจฉริยะ โดยการใช้ซอฟต์แวร์ด้านระบบอัจฉริยะเป็นเครื่องมือ ทั้ง 2 กลุ่มข้างต้นจะใช้เครื่องมือและเทคนิค
3. การประยุกต์ใช้งาน
3.1 การใช้บีไอด้านการวิเคราะห์สารสนเทศ โดยนักวิเคราะห์ จะสามารถปฏิบัติการสอบถามข้อมูลหลายระดับชั้น โดยการเชื่อมโยงกับฐานข้อมูลและออกรายงานเจาะลึกรายละเอียด เพื่อค้นหาสาเหตุที่สินค้าบางรายการถูกจัดเก็บในคลังสินค้ามากเกินความจำเป็น หรือค้นหาสินค้าขายดี โดยใช้ข้อมูลขายของงวดก่อนหน้านี้ Turban et al. (2006, p.424)
3.2 การใช้บีไอเพื่อการพยากรณ์ยอดขาย พิซซ่าฮัท ใช้บีไอ เพื่อนำเสนอความต้องการของลูกค้าในรูปแบบของพิซซ่า กาใช้คูปองของลูกค้า ตลอดจนเวลาที่สั่งซื้อ โดยผู้จัดการการตลาดสามารถใช้บีไอ เพื่อช่วยพยากรณ์ความเป็นไปได้ในการสั่งซื้อพิซซ่าครั้งต่อไป และกำหนดกลยุทธ์การตลาดที่มุ่งชักนำให้ลูกค้าซื้อมากขึ้น Turban et al. (2006, p.423)
อ้างอิง : รุจิจันทร์ พิริยะสงวนพงศ์. สารสนเทศทางธุรกิจ. กรุงเทพฯ : ซีเอ็ดยูเคชั่น, 2549.
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น